Blog Layout
Publicar título
Softec Soluciones • Aug 17, 2021
Solicita una demostración de cómo Adobe Sign agilizan tus procesos.
Solicita una demostración de cómo Adobe Sign agilizan tus procesos.
¡Escríbanos y nos comunicaremos con usted!
FIRMA ELECTRÓNICA
Compensar agiliza ayuda a colombianos con un proceso totalmente digital usando Adobe Sign.
La pandemia de la COVID-19 pasará a la historia como un año lleno de cambios y retos que ha puesto a prueba valores fundamentales como la solidaridad, la responsabilidad y la resiliencia. Compensar Caja de Compensación Familiar, organización privada de protección social sin ánimo de lucro, estaba ya preparada para afrontar este desafío. Durante 42 años, la entidad ha estado trabajando en estrecha colaboración con las personas y sus familias para mejorar su calidad de vida y hacer posible sus sueños.
Una de las razones por las que Compensar ha podido afrontar los retos surgidos por la pandemia y servir mejor a los colombianos ha sido por su compromiso con los proyectos de innovación y digitalización, incluyendo la incorporación de nuevos canales y procesos digitales.
“La idea de la transformación digital era sencilla”, explica Ángela Fajardo Moreno Profesional de Canales de Atención en Compensar. “Ya teníamos una presencia importante en canales digitales, y por otro lado, también trabajábamos internamente con procesos digitales. Simplemente necesitábamos integrar las dos partes para desarrollar un proceso digital único y mejorar la experiencia del cliente”.
Una de las principales barreras en la digitalización de la experiencia fue la cantidad de documentos que debían ser firmados. Ya fuesen créditos, subsidios o programas de formación de empleados, los solicitantes necesitaban casi siempre firmar documentos. Buscando diferentes soluciones, Ángela Fajardo y Sebastián Jiménez, Profesional de Canales de Atención, escucharon hablar de Adobe Sign, la solución de firma electrónica de Adobe Document Cloud. Adobe Sign proporciona la velocidad, seguridad y simplicidad que Compensar necesita para crear procesos totalmente digitales y acercarse mejor a sus afiliados.
“Con Adobe Sign, hemos transformado los procesos de nuestra organización, haciéndolos más eficientes y accesibles que nunca”, comenta Ángela. “En menos de un año, hemos implementado más de 70 proyectos, facilitando los procesos que han permitido mejorar la calidad de vida de nuestros afiliados, y tramitando documentos que han asignado millones de pesos a colombianos que necesitaban ayuda”.
Velocidad, ahorro y seguridad con Adobe Sign
Con Adobe Sign, firmar documentos electrónicos es rápido, fácil y, lo que es más importante, aporta una gran seguridad. Los procesos de auditoría proporcionan un seguimiento claro de quién recibe el documento, cuándo es abierto, y cuándo se ha firmado. Además, datos como las direcciones IP aportan más información para demostrar la autenticidad e integridad de las firmas electrónicas. Al ser enviados directamente al correo electrónico de la persona que debe firmar, los documentos tienen una mayor confidencialidad y seguridad comparado con los documentos físicos que pueden traspapelarse o perderse fácilmente.
Durante un proyecto piloto, Compensar se centró en otros dos beneficios potenciales de Adobe Sign: la velocidad y el ahorro. En vez de comenzar con documentos para clientes de mucho uso, el primer proyecto se enfocó en los contratos con proveedores. Estos contratos podían ser largos, complejos y tener hasta 200 páginas y más de una docena de firmantes. Como resultado, el proceso podía ser complicado y tomar casi dos meses antes de que el contrato firmado volviese a las manos del departamento jurídico.
Con Adobe Sign, los contratos se envían automáticamente a los firmantes, pudiendo ser firmados en cuestión de minutos. Incluso los contratos más complejos con 17 firmantes se pueden tramitar en tan solo dos semanas.
El proyecto piloto no solo mejoró los plazos de entrega, sino que también demostró ser una fuente importante de ahorro en costos para Compensar. El equipo jurídico no tuvo que gastar tiempo en imprimir, gestionar o almacenar documentos, ahorrando 270.000 hojas de papel y horas de trabajo al departamento.
“El proyecto piloto demostró que Adobe Sign cumplía con todos nuestros requisitos de rapidez, eficiencia y seguridad en todo el proceso de firma electrónica”, comenta Ángela Fajardo. “Al empezar con un contrato legal, pudimos demostrar que Adobe Sign no solo apoya a los procesos más complejos y exigentes, sino que además cuenta con la confianza de nuestro equipo jurídico”.
“Adobe Sign hace que la tramitación de documentos sea más rápida, segura e increíblemente más sencilla. Nuestros afiliados y miembros pueden ver y firmar electrónicamente documentos desde cualquier dispositivo en cualquier parte del mundo y sin tener que salir de casa. La tramitación digital nos ayuda a mejorar la satisfacción de los clientes con tan solo un clic”.
Ángela Andrea Fajardo Moreno
Profesional de Canales de Atención, Compensar
Un mejor servicio para clientes y empleados con procesos digitales
En menos de un año, el uso de Adobe Sign en Compensar ha crecido de forma considerable, incorporando también su uso en los equipos de negocios, recursos humanos, aprovisionamiento y tecnología. Ángela Fajardo ha ayudado a liderar el reto desplegando un promedio de cinco iniciativas al mes.
“Yo era totalmente nueva en el mundo de las firmas electrónicas, pero Adobe Sign ha sido realmente fácil de implementar e integrar con otros sistemas y herramientas”, nos cuenta Ángela Fajardo. “La Consola de Administración proporciona un resumen increíble de cómo está funcionando todo a través de una interfaz inteligente”.
El proceso de firma electrónica potencia además eficiencias internas para muchos equipos. El equipo de Recursos Humanos, por ejemplo, tardaba mucho tiempo organizando documentos de incorporación de nuevos empleados. El paquete de incorporación tenía 17 páginas y normalmente requería triplicados, por lo que un administrativo podía pasarse un día entero imprimiendo y organizando los paquetes de varios empleados. Ahora los documentos de incorporación pueden enviarse a cualquier número de nuevos empleados en menos de dos horas”.
Las eficiencias usualmente afectan también a trámites de documentación normales, como los acuerdos de confidencialidad. Todos los empleados están obligados a firmar anualmente un nuevo acuerdo de confidencialidad. Con la funcionalidad de firma masiva de Adobe Sign, el departamento de Recursos Humanos puede enviar los acuerdos de confidencialidad a todos los empleados a la vez. Cuando el acuerdo es firmado, automáticamente se incluye en la cuenta del funcionario, aportando un registro claro de su firma.
Pero el cambio más importante en los procesos digitales, es sin duda, el beneficio que ha aportado a los afiliados. Antes, los clientes tenían que visitar la oficina de Compensar, casi siempre en varias ocasiones, para realizar un trámite y poder aportar toda la documentación requerida. Además, cualquier información adicional o correcciones en el proceso de aplicación les obligaba a realizar una nueva visita a la sede.
Otro beneficio para los afiliados ha sido la integración de Adobe Sign con un chatbot de WhatsApp. Utilizando las APIs de Adobe Sign, Compensar ha podido integrar Adobe Sign con un chatbot de WhatsApp que permite conseguir toda la información requerida en los documentos en una conversación fluida. Tras la conversación el chatbot es capaz de completar automáticamente el formulario de Adobe Sign con la información obtenida. Esta integración ofrece una experiencia de firma electrónica fácil e intuitiva desde cualquier dispositivo móvil.
“Adobe Sign permite que la tramitación de documentos sea más rápida, segura y más sencilla” asegura Ángela Fajardo. “Nuestros afiliados y miembros pueden ver y firmar electrónicamente documentos desde cualquier dispositivo en cualquier parte del mundo sin tener que salir de casa. La tramitación digital nos ayuda a mejorar la satisfacción de los clientes con tan solo un clic”.
“Con Adobe Sign, proporcionamos un mejor servicio cuando los colombianos más lo necesitan”.
Ángela Andrea Fajardo Moreno
Profesional de Canales de Atención, Compensar
Enfrentando una pandemia global
La velocidad y escalabilidad de Adobe Sign ha sido demostrada durante la pandemia de COVID-19. Miles de colombianos perdieron sus trabajos debido a la pandemia y necesitaron acceso a apoyo adicional. Debido a los cierres y restricciones de desplazamiento, las personas además necesitaban tramitar las aplicaciones de forma digital.
Con Adobe Sign, Compensar pudo reaccionar de forma eficiente y rápida implementando 35 iniciativas con firma electrónica durante la emergencia sanitaria. Gracias a la transformación digital se consiguió dotar con los fondos de subsidio de emergencia del gobierno a los miembros de la organización. El subsidio de emergencia tenía como objetivo aliviar la pobreza, la inseguridad alimentaria y otras dificultades al proporcionar un soporte económico a los trabajadores que perdieron sus trabajos en medio de la crisis económica causada por la pandemia.
El proceso del subsidio de emergencia fue implementado en tres días con el apoyo del equipo de medios digitales y con una fuerte respuesta de los afiliados. Compensar recibió 6,000 solicitudes de subsidio de emergencia en los dos primeros días y alrededor de 80,000 solicitudes durante el primer mes. La organización ayudó a más de 1.2 millones de personas entregando subsidios en pesos colombianos equivalentes a más de 220 millones de dólares, de los cuales aproximadamente 28.9 millones de dólares fueron entregados sólo en concepto de subsidios de emergencia para beneficiar a más de 49.500 personas en Colombia.
“Aunque Adobe Sign mejora las eficiencias internas, la parte más importante es cómo afecta a nuestros afiliados”, dice Ángela Fajardo. “Los procesos digitales nos permiten llegar a las personas de una forma más rápida y sencilla. Con Adobe Sign, proporcionamos un mejor servicio cuando los colombianos más lo necesitan”.
CASO DOCUMENTADO ADOBE, SER RESERVAN LOS DERECHOS.
Conoce los beneficios de contar con una adecuada gestión de vulnerabilidadas.
Conociendo y aprovechando los beneficios de contar con una infraestructura basa en nube.
